¿Cómo crear y configurar cuentas de correo electrónico?

Actualizado: junio/2019 Versión: 5.2.x  Nivel: Básico

¿Cómo crear y configurar cuentas de correo electrónico?

Hoy en día, aproximadamente el 80% de la población mundial que tiene acceso a Internet, utiliza el correo electrónico como medio de comunicación.

Existen plataformas para crear correos electrónicos gratis como Hotmail, Gmail y Yahoo pero también tienes la posibilidad de crear cuentas de correo electrónico personalizadas con tu nombre de dominio.

La ventaja, o mejor dicho la necesidad, de utilizar cuentas de correo electrónico personalizadas con tu nombre de dominio, es la confianza que genera la comunicación con tus usuarios y clientes.

Si tienes un negocio, no es lo mismo que envíes un correo electrónico a un cliente desde una cuenta como pablogarcia1876@hotmail.com a que lo envíes desde una cuenta como info@midominio.com o pgarcia@midominio.com. ¿A que se nota la diferencia?

Aunque parezca una tontería y mucha gente no se de cuenta, este pequeño detalle puede hacer que pierdas (o ganes) un potencial cliente ya que demuestra tu nivel corporativo y profesional en tu negocio y esto se traduce en la confianza que generarás en tu cliente para la contratación de tus servicios.

1. Vale me has convencido, ¿cómo creo una cuenta de correo electrónico personalizada?

Para crear una cuenta de correo electrónico personalizada, con tu nombre de dominio, lo primero que tienes que hacer es contratar un dominio y un hosting.

Si has contratado un dominio y hosting en Raiola Networks, en esta lección te voy a mostrar como crear cuentas de correos electrónicos personalizados desde cPanel.

Igualmente, este procedimiento es válido para cualquier otra empresa que use cPanel como panel de control aunque algunos términos y diseños podrían variar según las versiones.

¿Cómo crear y configurar cuentas de correo electrónico?

Correo electrónico en cPanel

1.1 Cuentas de correo electrónico

Desde este apartado podrás crear y configurar tus cuentas de correo electrónico personalizadas con tu nombre de dominio.

En cPanel, dirígete al bloque CORREO ELECTRÓNICO y accede al apartado Cuentas de correo electrónico. Verás un formulario donde podrás crear tus cuentas de correo electrónico:

  • Correo electrónico: escribe el nombre de la cuenta de correo electrónico que quieras crear. Por ejemplo, info. Te quedaría algo como info@midominio.com.
  • Dominio: selecciona el dominio con el que quieres crear la cuenta de correo. Esto solo lo podrás utilizar si tienes un plan contratado que permita asignar más de 1 dominio al servidor.
  • Contraseña: puedes escribir la contraseña que quieras o crear una contraseña aleatoria haciendo clic en el botón Generar. Debajo verás unas barras que cambiarán de color, rojo, naranja, amarillo y verde, según la seguridad que el sistema recomienda para la creación de las contraseñas.
  • Contraseña (de nuevo): vuelve a escribir la contraseña que has asignado en el campo anterior. Si has asignado una contraseña mediante el botón Generar, este campo se rellenará automáticamente.
    Haz clic sobre el icono del "ojo" para apuntar esta contraseña en un lugar seguro ya que será la única forma que puedas ver tu correo electrónico en Webmail o configurarlo en otras aplicaciones de ordenador (computadora) y/o móvil.
  • Cuota de buzón: puedes asignar el tamaño máximo que quieres que tenga el buzón de la cuenta de correo o dejarlo Ilimitado.
  • Send welcome email with mail client configuration instructions: manteniendo esta casilla marcada, el sistema enviará un correo electrónico con los parámetros de configuración de la cuenta que has creado anteriormente.
  • Haz clic en el botón Crear cuenta.

Nota: Webmail es el gestor de correos propio del servidor. Desde este apartado podrás gestionar tus correos electrónicos como lo haces con Hotmail, Gmail o Yahoo.

Para acceder al Webmail deberás teclear en el navegador https://www.midominio.com/webmail/ e iniciar sesión con tu cuenta de correo y la contraseña que has asignado para crearla.

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Cuentas de correo electrónico en cPanel

Una vez hayas creado la cuenta de correo electrónico, verás un listado con la(s) cuenta(s) que has creado. En la columna Acciones tienes los siguientes parámetros:

  • Contraseña: puedes modificar la contraseña de la cuenta de correo electrónico.
  • Cuota: puedes modificar el espacio asignado para la cuenta de correo electrónico.
  • Establecer cliente de correo: puedes ver los parámetros de configuración de la cuenta de correo electrónico.
  • Eliminar: puedes eliminar la cuenta de correo electrónico.
  • Selector Más: si despliegas el selector, puedes ver más opciones para la cuenta de correo electrónico. La más importante es Acceder a correo web (lo que se conoce como Webmail).
    Si accedes por primera vez, verás el mensaje Cambie las opciones de configuración del correo electrónico en cualquier momento. Haz clic en el botón Entendido.

Verás 3 opciones: horde, rouncube y SquirrelMail que son aplicaciones de correo que vienen preinstalados en el servidor. Yo por lo general utilizo rouncube ya que su uso es más sencillo y presenta una interfaz agradable y profesional.

Haz clic en Establecer como predeterminado y luego clic en la imagen de la aplicación de correo que quieras utilizar para abrir Webmail.

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Gestores de Webmail en cPanel

1.2 Reenviadores

Desde este apartado podrás crear cuentas “puente” para redirigir el envío de correos de una cuenta a otra cuenta de correo electrónico.

En cPanel, dirígete al bloque CORREO ELECTRÓNICO y accede al apartado Reenviadores. Haz clic en el botón Agregar reenviador. Verás un formulario donde podrás crear un nuevo reenviador:

  • Dirección para reenvío: escribe el nombre de la cuenta de correo electrónico que quieres reenviar. Por ejemplo, info. Te quedaría algo como info@midominio.com.
  • Dominio: selecciona el dominio con el que quieres crear la cuenta de correo. Esto solo lo podrás utilizar si tienes un plan contratado que permita asignar más de 1 dominio al servidor.
  • Reenviar a dirección de correo electrónico: escribe la cuenta de correo donde quieres recibir una copia de tus correos. Por ejemplo, tucorreo@gmail.com.
  • Haz clic en el botón Agregar reenviador.

Si todo ha ido bien, te mostrará el siguiente mensaje Todo el correo electrónico enviado a “info@midominio.com” se copiará ahora en “tucorreo@gmail.com”. Haz clic en el enlace Volver. Verás la pantalla de Reenviadores con un listado de el(los) reenvio(s) creado(s).

Este apartado es muy útil si estás familiarizado con el uso de cuentas gratuitas como Hotmail, Gmail y/o Yahoo y las utilizas frecuentemente.

Ten en cuenta que, aunque recibas un correo de tu dirección personalizada info@midominio.com en tu bandeja tucorreo@gmail.com, si respondes al correo de tu cliente desde tucorreo@gmail.com, este recibirá el correo pero con el remitente tucorreo@gmail.com y no con info@midominio.com.

También puedes crear reenvios a direcciones de correo del mismo dominio. Por ejemplo, crear un reenviador para que, lo que llegue a info@midominio.com, te envíe una copia a pgarcia@midominio.com.

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Reenviadores en cPanel

1.3 Auto contestadores

Desde este apartado podrás crear respuestas automáticas desde tu(s) cuenta(s) de correo electrónico.

En cPanel, dirígete al bloque CORREO ELECTRÓNICO y accede al apartado Auto contestadores. Haz clic en el botón Agregar auto contestador.

Verás un formulario donde podrás crear un nuevo auto contestador:

  • Juego de caracteres: por defecto estará seleccionado el utf-8 que es para soportar caracteres en español.
  • Intervalo: aquí puedes configurar el tiempo (en horas) que tiene que pasar para enviar la respuesta, entre la recepción de un correo y el siguiente, desde una misma cuenta.

Por ejemplo, has configurado esta opción con 24 horas. El lunes a las 8:00am, juan@gmail.com te envía un correo. El sistema le enviará a juan@gmail.com la respuesta automática. Entonces juan@gmail.com vuelve a enviar otro correo a las 10:00 am del mismo día.

En este caso el sistema no le enviará otra vez la respuesta automática ya que, desde las 8:00am, a comenzado a contar 24 horas para volver a enviar otra respuesta automática a juan@gmail.com en caso de que este vuelva a escribir.

Si juan@gmail.com vuelve a escribir otro correo el día martes a las 9:00am, el sistema volverá a enviar la respuesta automática y comenzará a contar, a partir de ese momento, 24 horas para volver a enviar la siguiente respuesta automática. Lo mismo hará con cualquier otra cuenta de correo.

  • Correo electrónico: escribe el nombre del correo electrónico con el que quieres crear la respuesta automática. Esta cuenta deberás haberla creado previamente en Cuentas de correo electrónico.
  • Dominio: selecciona el dominio de la cuenta de correo con el que quieres crear la respuesta automática.
  • De: escribe tu nombre, por ejemplo.
  • Asunto: escribe un asunto. Por ejemplo, Ausente por vacaciones.
  • Este mensaje contiene HTML: marca esta casilla si quieres incluir etiquetas HTML en el mensaje.
  • Cuerpo: escribe el mensaje que quieres que reciba la persona que te escriba por correo.
  • Inicio: aquí puedes programar la fecha y hora en la que quieres que se comience a enviar el mensaje.
  • Detener:  aquí puedes programar la fecha y hora en la que quieres que se deje de enviar el mensaje.
  • Haz clic en el botón Crear/Modificar.

Si todo ha ido bien, te mostrará el siguiente mensaje El auto contestador “info@midominio.com” se ha creado correctamente. Haz clic en el enlace Volver. Verás la pantalla de Auto contestadores con un listado de el(los) auto contestador(es) creado(s).

Este apartado es muy útil si te vas a ausentar por un tiempo, ya sea que te vayas de vacaciones, pero al menos el cliente o usuario que te escriba, recibirá una respuesta de tu parte.

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Auto contestadores en cPanel

1.4. Apache SpamAssassin

Desde este apartado podrás crear filtros para tus cuentas de correo electrónico que ayuden a evitar el spam.

En cPanel, dirígete al bloque CORREO ELECTRÓNICO y accede al apartado Apache SapmAssassin. Incialmente, Apache SpamAssassin está habilitado por defecto. Puedes configurar las siguientes opciones:

  • Filtros: aquí puedes habilitar o deshabilitar la eliminación automática de los mensajes de correo electrónico que el servidor identifique como spam. En el selector Puntuación deberás indicar, cuantas veces tiene que llegar un correo electrónico que se considere "sospechoso", para que el servidor lo marque como spam.
  • Caja de spam: si has deshabilitado la eliminación automática de spam, aquí puedes crear un directorio adicional en Webmail donde el servidor alojará todos los correos electrónicos que marque como spam.

Mi recomendación es la siguiente: deshabilita la eliminación automática del spam y habilita la caja de spam. Esto es porque algunas veces te podrán enviar correos electrónicos de contactos conocidos que no recibirás en tu bandeja de entrada.

Por alguna razón de seguridad, el servidor los marcará como spam y, si no tienes Apache SpamAssassin configurado de esta manera, el servidor los borrará automáticamente y nunca recibirás estos correos electrónicos.

Configurando Apache SpamAssassin de esta manera, al menos te asegurarás de recibir estos correos electrónicos en la bandeja SPAM.

Recuerda revisar tu bandeja spam al menos 1 vez a la semana y limpiarla ya que estos correos igualmente ocupan espacio en el servidor y es posible que te encuentres con algún correo que te pueda interesar.

¿Cómo crear y configurar cuentas de correo electrónico?

Apache SpamAssassin en cPanel

Si quieres saber como funcionan el resto de apartados de este bloque o ampliar más la información, en casi todos los apartados verás un enlace (documentación) donde conocer el funcionamiento de cada uno.

Si deseas ver el manual completo de cPanel, visita la documentación completa de todos los apartados. Esta documentación se encuentra en inglés pero puedes usar el traductor de Google.

2. Configurar el correo electrónico en Outlook, Andriod e iOS

Ahora que ya sabes como crear cuentas de correo electrónico, te voy a indicar dónde puedes encontrar los parámetros para configurar estas cuentas en otros gestores de correo electrónico.

¿Cómo crear y configurar cuentas de correo electrónico?

Parámetros de configuración del correo electrónico en Outlook, Andriod e iOS

En cPanel, dirígete al bloque CORREO ELECTRÓNICO y accede al apartado Cuentas de correo electrónico. En la cuenta de correo electrónico que quieres configurar, haz clic en Establecer cliente de correo.

  • Mail Client Automatic Configuration Scripts. Mediante esta opción, puedes descargar los archivos de configuración automática en tu dispositivo y, con un solo clic, configurar la cuenta de correo electrónico automáticamente en la aplicación. No recomiendo realizar esta acción porque algunas veces suele dar problemas.
  • Mail Client Manual Settings. Con esta opción podrás configurar la cuenta de correo electrónico manualmente. El servidor te ofrece 2 opciones: Secure SSL/TLS Settings (Recomendado) y Configuración no SSL (NO recomendado). Lo mejor es configurar la cuenta de correo electrónico con las opciones del recuadro "azul" con datos seguros aunque algunas veces, para aplicaciones de correo electrónico en MAC e iOS, suelen dar problemas. En este caso, utiliza los parámetros del recuadro "amarillo".

Es muy importante que leas y entiendas las notas finales que aparecen en este apartado (en cPanel) sobre el protocolo IMAP, POP3 y SMTP para que no tengas complicaciones al momento de configurar tus cuentas de correo electrónico.

Ahora ya cuentas con los conocimientos necesarios para crear y configurar cuentas de correo electrónico personalizadas desde tu servidor.

No podía dejar pasar por alto esta lección ya que es bastante importante tener otro canal de comunicación, más profesional y corporativo, con tus usuarios y clientes..

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