Lección 03

¿Cómo crear facturas en WooCommerce?

Las facturas son documentos "casi" obligatorios que tenemos que ofrecer a nuestros clientes cuando hacen una compra en nuestra tienda online. De por si, son la garantía que le ofrecemos al cliente si quieren cambiar o solicitar la devolución de un producto.

Podríamos hacer las facturas a mano y luego enviarlas a nuestros clientes por correo electrónico. Eso estaría bien si vendemos pocos productos pero, si nuestra tienda vende mucho, sería un incordio hacer una a una cada factura para luego enviarlas.

Es por esto que necesitamos un sistema automatizado de creación de facturas en WooCommerce para ahorrarnos tiempo y dinero.

Índice del contenido
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    1. Crear facturas en WooCommerce

    WooCommerce, por defecto, no ofrece un sistema de creación de facturas automatizado y este, se podría decir, que es su mayor fallo.

    Además de este fallo, presenta otros, con los que deberíamos contar, para crear facturas en WooCommerce:

    • Recibos de compra
      Cuando un cliente realiza un compra, WooCommerce envía un recibo de compra que puede ser suficiente para algunos clientes. Sin embargo, para clientes que son autónomos (freelance) o empresas es necesario ofrecer una factura en PDF que puedan imprimir para declararla y gestionar su contabilidad.
    • Numeración en las facturas
      La numeración de los recibos que emite WooCommerce suele coincidir con el número del pedido y este no es consecutivo. Hacienda nos obliga a declarar nuestras facturas y tienen que ser secuenciales para evitar problemas.
    • Facturas legales
      Los clientes no tienen la posibilidad de añadir un NIF, CIF o NIE (documentos legales en España) al finalizar una compra. Esto es muy importante para declarar las facturas y llevar la contabilidad de un negocio.
    • Personalizar la numeración
      Algo muy útil, que no ofrece WooCommerce, es poder personalizar la numeración de las facturas añadiendo un sufijo o prefijo. Por ejemplo, la primera factura del año 2020 podría ser 2020001 y la primera del siguiente año, 2021001.

    Para subsanar todos estos inconvenientes es necesario instalar algunos plugins adicionales.

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    2. Instalar un plugin para crear facturas en WooCommerce

    El plugin más famoso para crear facturas en WooCommerce es WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress.

    Para instalar el plugin:

    1. Dirígete al apartado Plugins >> Añadir nuevo.
    2. En el campo de búsqueda escribe PDF Invoices.
    3. Haz clic en Instalar ahora y seguidamente en Activar.

    Una vez activo el plugin, podemos configurarlo mediante el asistente de configuración que el plugin nos ofrece. Nos podemos saltar el asistente haciendo clic en el enlace Soy el asistente para configurarlo manualmente.

    Dirígete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF.

    I. General

    En esta pestaña podemos configurar los ajustes generales del plugin.

    • ¿Cómo deseas visualizar el PDF?
      Podemos elegir si la factura PDF se puede descargar o se abre en una nueva ventana.
    • Elige una plantilla
      La plantilla Simple es la que viene por defecto. Podemos copiarla en nuestro tema para modificarla a nuestro gusto. Para esto será necesario tener conocimientos de programación con códigos PHP, HTML y CSS.
    • Tamaño del papel
      Es el tamaño en el que se podrá imprimir la factura en físico.
    • Modo de pruebas
      Marcando esta casilla, podemos hacer pruebas, generando facturas en nuestra tienda online, mientras pulimos los detalles.
    • Compatibilidad con símbolo de moneda extendido
      Si el símbolo de la moneda que manejemos en nuestra tienda online no se visualiza correctamente en las facturas, podemos marcar esta casilla para que se vea bien.
    • Activar ajuste de fuentes
      Podemos marcar esta casilla para que se visualice bien la fuente (tipografía) en la factura.
    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Cabecera/logotipo de la tienda
      Podemos subir una imagen como cabecera de nuestra tienda.
    • Nombre de la tienda
      En este campo podemos indicar el nombre de nuestra tienda.
    • Dirección de la tienda
      En este campo podemos indicar la dirección de nuestra tienda.
    • Pie de página: términos y condiciones, políticas, etc.
      En este campo podemos indicar algunos datos adicionales de nuestra tienda que aparecerán en el pié de página de la factura.

    Es muy importante que el nombre de al tienda y la dirección de la tienda contengan los datos legales de nuestro negocio para que queden reflejados en la factura.

    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Campos extra de la plantilla
      Estos campos solo se podrán usar si compramos la versión PREMIUM del plugin. Los dejamos como están.

    II. Documentos

    En esta pestaña podemos configurar el comportamiento y contenido de la factura. Lo primero que nos encontramos en esta pestaña son los tipos de documentos que se pueden crear con este plugin: Factura y Albarán.

    Básicamente un albarán no es más que un documento que acredita la entrega de un pedido. No es una factura.

    Este documento es el que tendríamos que enviar a la empresa de envíos cuando realice la entrega pero, casi todas las empresas de envío actuales (MRW, DHL,...) generan sus propios albaranes por lo que no tendría sentido generar los nuestros.

    Como recomendación sería mejor que el plugin no creara albaranes para no tener que gestionar tantos documentos en nuestra tienda online. Para esto, haz clic en el enlace Albarán y desmarca la casilla Activar.

    Volviendo a lo que nos interesa, vamos a ver cómo se configura la factura.

    • Activar
      Marcando esta casilla activamos la creación de facturas en WooCommerce.
    • Adjuntar a:
      En esta opción tenemos que marcar en qué correo(s) electrónico(s) se enviará la factura al cliente. La factura se generará cuando se envié el primero de estos correos.

    Cuando un cliente hace una compra en nuestra tienda online, por defecto, WooCommerce crea un pedido con el estado Procesando y se envía el correo electrónico Procesando tu pedido.

    Si marcamos la casilla Procesando tu pedido, se genera una factura y se envía al cliente. El problema está si en nuestra tienda online ofrecemos Transferencia bancaria como pasarela de pago. Puede que el cliente realice el pago pero puede que no.

    Si el cliente no realiza el pago y el pedido se cancela, igualmente la factura ya se ha generado y tendríamos que hacer una factura rectificativa para poder gestionar correctamente la contabilidad de nuestro negocio y esto sería mucho lío.

    Para evitar todo esto, lo más recomendable es marcar solamente la casilla Pedido completado ya que es el correo que se envía cuando se ha recibido el pago y se da por finalizada la transacción.

    Esto se podría complicar un poco más si hay que hacer devoluciones (por eso podemos marcar más casillas) pero de momento vamos a ver el caso más básico que es la finalidad de esta lección.

    • Desactivar para:
      En este selector podemos seleccionar el estado del pedido en el que NO queremos que se genere la factura.

    Lectura recomendada...

    En la lección, pedidos en WooCommerce, puedes encontrar información adicional sobre los correos electrónicos que envía WooCommerce y los estados de los pedidos en una tienda online.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Mostrar dirección de envío
      Por defecto, se mostrará la dirección de facturación del cliente en la factura. La dirección de envío, para temas legales, no tiene sentido que aparezca en la factura pero igualmente podemos mostrarla. Tiene más sentido en un albarán.
    • Mostrar dirección de correo electrónico
      Marcando esta casilla podemos mostrar la dirección de correo electrónico del cliente.
    • Mostrar número de teléfono
      Marcando esta casilla podemos mostrar el número de teléfono del cliente.
    • Mostrar la fecha de factura
      Podemos seleccionar si queremos mostrar la fecha de la factura o la fecha del pedido.
    • Mostrar número de factura
      Podemos seleccionar si queremos mostrar el número de la factura o el número del pedido.

    Estas 2 últimas opciones son muy importantes ya que tienen efecto a nivel legal y en la contabilidad.

    • Mostrar la fecha de factura: lo más recomendable es seleccionar Fecha de factura ya que es la que tendrá validez legal.

    Por ejemplo, en España se declaran los impuestos cada 3 meses. Si el cliente ha realizado una compra el día 31 de marzo y, la factura se crea el día siguiente (1 de abril), esta factura no se podrá declarar en el primer trimestre sino en el siguiente.

    • Mostrar número de factura: lo más recomendable es seleccionar Número de factura ya que los números de pedidos no suelen ser consecutivos.

    La finalidad de usar este plugin es que podemos crear facturas con numeración personalizada y consecutiva que es obligatorio cuando declaramos los impuestos.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Siguiente número de la factura (sin prefijo/sufijo, etc.)
      En este campo se mostrará automáticamente el siguiente número de factura que generará el plugin.

    Como puedes apreciar el campo está bloqueado para que no se pueda modificar la numeración. Sin embargo, haciendo clic en el icono del lápiz, se podría modificar si, por ejemplo, hemos estado creando facturas manualmente y ahora queremos que lo haga el plugin automáticamente.

    Es muy importante que, una vez comencemos a generar facturas en nuestra tienda online, no se modifique este campo porque se podrían generar facturas duplicadas o dejaran de ser consecutivas.

    • Formato de numeración
      Esta es la parte más interesante del plugin. Podemos crear un formato de numeración para que sea personalizado y único de manera que nunca existan facturas duplicadas y podamos gestionar correctamente la contabilidad de nuestra tienda online.

    La numeración de las facturas viene dada por el siguiente formato:

    Prefijo + Relleno + Número de la factura + Sufijo

    En el campo Prefijo podemos usar los shortcodes [invoice_year] y [invoice_month] para personalizar las facturas con el año y mes en curso que haría que las facturas sean siempre únicas.

    El Sufijo es opcional pero podríamos utilizarlo si gestionamos facturas físicas independientes de las facturas online.

    El número que indiquemos en el campo Relleno, será la cantidad de dígitos que debe tener el número de la factura. Si el número actual no tiene esa cantidad de dígitos, se rellenará con ceros hasta completar el formato.

    Imagínate que se genera la factura 182 el día 20 de Marzo de 2020, hemos indicado el código ES en el campo sufijo y 5 en el campo Relleno. Entonces, la factura tendría la siguiente numeración:

    Factura Nº: 20200300182ES

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Restablecer el número de factura anualmente
      Marcando esta casilla, Siguiente número de la factura (sin prefijo/sufijo, etc.), volverá a ser 1 el 1 de enero del siguiente año y las facturas seguirán siendo únicas por el uso del shortcode [invoice_year].
    • Permitir descarga de facturas en Mi cuenta
      Si hemos configurado nuestra tienda online para que los clientes puedan crear una cuenta, las facturas estarán disponibles desde la página Mi cuenta para cada cliente. En esta opción podemos seleccionar si los clientes pueden o no descargar las facturas desde esta página.

    Si en la opción Adjuntar a: hemos marcado la casilla Pedido completado, en esta opción podemos seleccionar Solo cuando se haya creado/enviado una factura.

    Así nos aseguramos que el cliente solo podrá tener acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta cuando hayamos confirmado el pago del pedido.

    En caso contrario, selecciona Solo para estados de pedido específicos (definir abajo) y selecciona el estado en el que debe estar el pedido para que el cliente tenga acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta.

    Igualmente podríamos seleccionar Siempre o Nunca si queremos o no que se pueda descargar la factura desde esta página.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    • Activar la columna de número de factura en pedidos
      Marcando esta casilla, podemos activar una columna para que se muestre la numeración de las facturas en el apartado Pedidos.
    • Desactivar para productos gratuitos
      Marcando esta casilla podemos bloquear la creación de facturas cuando el cliente realiza un pedido de un producto gratuito. Lo normal es no hacerlo pero dependerá del tipo de contabilidad que llevemos en nuestro negocio.
    • Usar siempre los ajustes más actuales
      Si marcamos esta casilla, las facturas reflejarán los datos que se encuentran configurados en la pestaña General pero, si llegásemos a cambiar algún dato en un futuro, se modificarán las facturas creadas anteriormente lo cual no estaría bien.
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Una vez hayas finalizado la configuración, haz clic en Guardar los cambios para que el plugin comience a generar facturas automáticamente.

    III. Estado

    En esta pestaña podemos configurar otros ajustes avanzados del plugin.

    • Modo heredado
      Si ya habíamos utilizado este plugin hace un tiempo y ahora lo volvemos a retomar, marcando esta casilla, podemos hacer que algunos ajustes de la versión antigua y la nueva sean compatibles.
    • Permitir acceso a invitados
      Marcando esta casilla, podemos ofrecer la descarga automática de la factura a los clientes que realicen compras como invitados.

    En el apartado WooCommerce >> Ajustes, pestaña Cuentas y privacidad, podemos hacer que nuestros clientes puedan crear una cuenta al realizar una compra y/o que puedan comprar como invitados.

    Puedes encontrar información adicional en la lección pedidos en WooCommerce que te he recomendado en el punto 2-II.

    • Calcular números de documento (lento)
      Podemos marcar esta casilla si nuestra base de datos utiliza la función AUTO_INCREMENT. No recomiendo el uso de esta opción ya que generará peticiones adicionales a la base de datos y esto no ayudará con la velocidad de carga de nuestro sitio web.
    • Activar la salida de depuración
      Si el plugin presenta errores de funcionamiento como páginas en blanco o errores en el PDF, marcando esta casilla, podemos ver cuáles son estos errores para repararlos. Una vez reparemos los errores es recomendable volver a desmarcar la casilla ya que estos son visibles por cualquier usuario en nuestro sitio web.
    • Activar la limpieza automática
      Podemos indicar cada cuántos días el plugin realiza una limpieza automática de los archivos PDF almacenados en la carpeta temporal del plugin que se encuentra en la ruta wp-config/uploads/wpo_wcpdf/attachments/.
    • Enviar como HTML
      Marcando esta casilla se generarán las facturas en formato HTML en vez de PDF.
    • Usar el analizador alternativo en HTML5 para analizar el HTML
      Al marcar esta casilla, el plugin utilizará HTML5 para analizar la plantilla siempre que esté disponible.
    Ajustes de estado del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de estado del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    3. Añadir el NIF/CIF/NIE a una factura en WooCommerce

    Como comentamos al inicio de esta lección, para que las facturas sean legales cuando el cliente es autónomo (freelance) o empresa, es necesario que aparezca un número de identificación fiscal en las facturas.

    Por lo menos esto suele ser así en España aunque es posible que en otros países también suceda lo mismo.

    Vamos a definir algunos términos:

    • DNI: Este es el número de identificación de los ciudadanos españoles (como la cédula en otros países). Cuando un ciudadano español se hace autónomo, el DNI se convierte en NIF y es válido para efectos fiscales.
    • NIE: Este es el número de identificación de los extranjeros en España. Cuando un extranjero se hace autónomo, este número es válido para efectos fiscales.
    • CIF. Este es el número de identificación fiscal de las empresas en España.
    • VIES. Este es el número de IVA Intracomunitario, que utiliza cualquier ciudadano de la UE que sea autónomo o empresa, para ahorrarse el IVA cuando realiza compras a otros países de la UE.

    WooCommerce no ofrece la opción de incluir este campo y, el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, tampoco. Por lo tanto, y como casi siempre, instalar un plugin es la mejor opción.

    El plugin que vamos a utilizar se llama WC – APG Campo NIF/CIF/NIE. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress y es 100% compatible con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.

    Para instalar el plugin:

    1. Dirígete al apartado Plugins >> Añadir nuevo.
    2. En el campo de búsqueda escribe NIF.
    3. Haz clic en Instalar ahora y seguidamente en Activar.

    Una vez activo el plugin, dirígete al apartado WooCommerce >> Campo NIF/CIF/NIE para configurar el funcionamiento del plugin.

    • Etiqueta del campo
      Podemos personalizar la etiqueta del campo que se mostrará en la página de Finalizar compra.
    • Marcador de posición del campo
      Podemos personalizar el texto que se mostrará dentro del campo (lo que se conoce como placeholder).
    • ¿Campo de facturación requerido?
      Marcando esta casilla el campo será obligatorio en los datos de facturación.
    • ¿Campo de envío requerido?
      Marcando esta casilla el campo será obligatorio en los datos de envío.
    • ¿Validar campo?
      Marcando esta casilla el plugin comprobará si el número ingresado es válido antes de finalizar la compra.

    Esta opción es muy importante y, te recomiendo que la marques, ya que previene que un cliente ingrese mal el NIF/CIF/NIE. De esta forma nos aseguramos que la factura va a contener los datos correctamente.

    Una limitación que presenta este plugin y, según indican los autores, es que la validación solo funciona en tiendas online españolas y este dato solo aparecerá en las facturas si el usuario es de España. No funciona para otros países.

    • ¿Permitir número VIES?
      Marcando esta casilla se mostrará el campo del VIES en la página de Finalizar compra en lugar del campo NIE/CIF/NIF.

    Este campo solo es necesario si tenemos una tienda online en cualquier país de la UE y vendemos a cualquier país del mundo incluidos los de la UE.

    En la entrada, impuestos en la Unión Europea, puedes encontrar información actualizada sobre la gestión de impuestos para venta de productos digitales en Europa.

    • Etiqueta del VIES VAT number
      Podemos personalizar la etiqueta del campo que se mostrará en la página de Finalizar compra.
    • Marcador de posición del VIES VAT number
      Podemos personalizar el texto que se mostrará dentro del campo (lo que se conoce como placeholder).
    Ajustes del plugin WC – APG Campo NIF/CIF/NIE
    Ajustes del plugin WC – APG Campo NIF/CIF/NIE

    4. Gestionar un pedido en nuestra tienda online

    Después de haber instalado y configurado estos 2 fantásticos plugins, , vamos a hacer la simulación de una compra en una tienda online y veremos que sucede del lado del cliente y del lado del administrador de la tienda.

    4.1 El cliente realiza una compra

    El cliente llega a nuestra tienda online, encuentra el artículo que estaba buscando, lo añade al carrito y se dirige a la página de pago. Rellena todos los datos, incluyendo el nombre de la empresa y el NIF/CIF/NIE, y realiza el pedido.

    Finalizando la compra de un producto en nuestra tienda online
    Finalizando la compra de un producto en nuestra tienda online

    Una vez realiza el pago, WooCommerce le muestra el resumen de la compra.

    Resumen de una compra en nuestra tienda online
    Resumen de una compra en nuestra tienda online

    Como el cliente ha tenido que crear una cuenta, ahora tiene acceso al apartado Mi cuenta donde podrá gestionar todos sus datos personales, direcciones de facturación y envío y detalles de su compra.

    En la pestaña Direcciones podrá visualizar y editar su NIF/CIF/NIE.

    Página Mi cuenta al registrarse en una tienda online
    Página Mi cuenta al registrarse en una tienda online

    Adicionalmente el cliente ha recibido 2 correos electrónicos:

    • Nueva cuenta: un correo de bienvenida indicándole que la cuenta se ha creado con éxito.
    • Procesando tu pedido: un correo indicándole que hemos recibido su pedido y que se está procesando.
    Correo electrónico de confirmación de la compra en WooCommerce
    Correo electrónico de confirmación de la compra en WooCommerce

    En ninguno de estos 2 correos electrónicos el cliente ha recibido la factura porque el pedido se ha creado con el estado Procesando.

    4.2 El administrador recibe un pedido

    El administrador de la tienda, lo primero que se va a encontrar es un nuevo usuario en el apartado Usuarios. Este se va a diferenciar del resto de usuarios por tener el perfil de Cliente.

    Usuario registrado en una tienda online como cliente
    Usuario registrado en una tienda online como cliente

    Si accedemos al perfil del cliente, en la dirección de pedido y de envío, veremos el campo NIF/CIF/NIE.

    Perfil de un usuario en WordPress
    Perfil de un usuario en WordPress

    Dirígete al apartado WooCommerce >> Pedidos para ver el nuevo pedido.

    Para visualizar todos los detalles del envío, haz clic en la pestaña Opciones de envío, marca las casillas de las columnas que quieras visualizar y haz clic en Aplicar.

    Nuevo pedido en una tienda online
    Nuevo pedido en una tienda online

    En la columna Acciones podremos ver un icono PDF que corresponde a la factura del pedido. En la columna Número de factura, aún no se ha asignado un número ya que no se ha generado la factura.

    Si hacemos clic sobre el icono del PDF, se generará la factura y podremos visualizarla pero no se enviará al cliente hasta que el pedido no cambie al estado Completado.

    Factura creada en WooCommerce
    Factura creada en WooCommerce

    Se ha generado la factura 20200300001:

    • Prefijo: 2020 ([invoice_year]) + 03 ([invoice_month]).
    • Relleno: 5 (5 dígitos que equivalen a los 4 ceros más el número de factura que es 1 dígito).
    • Número de factura: 1.

    Está correcto porque así es como lo hemos configurado anteriormente.

    Si hacemos clic en el pedido accedemos a todos los detalles del pedido donde podemos editar casi cualquier dato relacionado con el pedido y el cliente.

    Detalles del pedido en una tienda online
    Detalles del pedido en una tienda online

    Adicionalmente hemos recibido un correo electrónico, Nuevo pedido, con el resumen del pedido.

    Correo electrónico de un pedido nuevo en WooCommerce
    Correo electrónico de un pedido nuevo en WooCommerce

    Cuando hayamos confirmado el pago, tenemos que cambiar el estado del pedido a Completado.

    Para esto, dirígete al apartado Pedidos y haz clic en el icono del check en la columna Acciones.

    Pedido Completado en una tienda online
    Pedido Completado en una tienda online

    Una vez hayamos marcado el pedido como Completado, el cliente recibirá el correo electrónico Pedido completado, agradeciendo su compra con el resumen final del pedido y, adjunto al correo, la factura de la compra.

    Correo electrónico de un pedido completado en WooCommerce con la factura adjunta
    Correo electrónico de un pedido completado en WooCommerce con la factura adjunta

    Desde la pestaña Pedidos de la página Mi cuenta, el cliente podrá descargar la factura cuando quiera.

    Descargar la factura desde la página Mi cuenta
    Descargar la factura desde la página Mi cuenta

    Dirígete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF y podrás apreciar que el campo Siguiente número de la factura (sin prefijo/sufijo, etc.) ahora indica 2 que sería el número de la siguiente factura.

    Incremento de la numeración en las facturas
    Incremento de la numeración en las facturas

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    5. Conclusión

    Crear facturas en WooCommerce es una tarea muy sencilla y mecánica que se puede automatizar con la instalación, y correcta configuración, de 2 sencillos plugins gratuitos.

    Además, contar con un sistema que genere facturas automatizadas en nuestra tienda online, es una excelente opción ya que nos ahorrará mucho trabajo y tiempo y nos facilitará las labores de declaración de impuestos y contabilidad.

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