Lección 03

Gestionar usuarios y perfiles en WordPress

Un usuario en WordPress es una persona física que tiene acceso a WordPress para realizar una acción según el perfil que se le haya asignado.

Al instalar WordPress por primera vez, por defecto, se asigna el perfil de Administrador al usuario principal ya que este goza de "permisos totales" para administrar WordPress.

Índice del contenido
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    1. Perfiles de usuario en WordPress

    Los perfiles de usuario en WordPress son los roles que se asignan a cada usuario para llevar a cabo una tarea dentro del administrador de WordPress.

    En la siguiente imagen puedes ver un resumen de los perfiles de usuario y las tareas que puede realizar:

    Resumen de perfiles de usuario en WordPress
    Resumen de perfiles de usuario en WordPress

    Para llevar a cabo esta lección, vamos a crear un usuario en WordPress, con diferentes perfiles, de manera que puedas observar como varía el administrador de WordPress según el perfil asignado.

    Para crear un usuario en WordPress sigue el siguiente procedimiento:

    1. Dirígete al apartado Usuarios >> Añadir nuevo.
    2. Rellena los campos Nombre de usuario y Correo electrónico.
    3. Puedes rellenar los campos NombreApellidos y Web. Estos campos son opcionales.
    4. Haz clic en el botón Mostrar contraseña. Apunta en un lugar seguro la contraseña que te asigna WordPress ya que luego la necesitarás para iniciar sesión con este usuario.
    5. En el selector Perfil, selecciona el perfil que deseas que tenga el nuevo usuario.

    Aunque es obvio, no está de más saber que puedes crear todos los usuarios que quieras, con diferentes perfiles, pero siempre deberá existir un usuario con perfil de Administrador.

    Crear un nuevo usuario en WordPress
    Crear un nuevo usuario en WordPress

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    1.1 Super Admin

    Este perfil de usuario en WordPress se asigna al usuario encargado de administrar una red de blogs cuando tienes instalado un multisitio en WordPress.

    1.2 Administrador

    Este perfil de usuario en WordPress se asigna al usuario encargado de administrar un sitio web y tiene acceso a todos los apartados de la administración de WordPress.

    Privilegios en WordPress para un Administrador
    Privilegios en WordPress para un Administrador

    Como puedes observar en la imagen, el usuario con el perfil de Administrador tiene acceso a todos los apartados de administración de WordPress.

    1.3 Editor

    Editor es el perfil de usuario en WordPress que puede publicar, editar y borrar cualquier entrada o página, propia o de otro usuario, moderar todos los comentarios y crear o editar categorías y etiquetas.

    Este usuario sería la mano derecha del Administrador salvo que no tendría acceso a la gestión y actualización de plugins y temas WordPress.

    Privilegios en WordPress para un Editor
    Privilegios en WordPress para un Editor

    Como puedes observar en la imagen, el usuario con el perfil de Editor tiene acceso solo a los apartados de administración de WordPress que permite gestionar entradas del blog, comentarios, páginas y archivos multimedia.

    1.4 Autor

    Autor es el perfil de usuario en WordPress que puede publicar, editar y borrar sus propias entradas y moderar los comentarios únicamente de sus entradas.

    Este usuario es muy similar al Editor pero solo tiene acceso a su propio contenido.

    Privilegios en WordPress para un Autor
    Privilegios en WordPress para un Autor

    Como puedes observar en la imagen, el usuario con el perfil Autor tiene acceso solo a los apartados de administración de WordPress que permite gestionar entradas del blog y comentarios propios. Los archivos multimedia solo se pueden visualizar con este perfil de usuario en WordPress.

    1.5 Colaborador

    Colaborador es el perfil de usuario en WordPress que puede crear y editar sus propias entradas y moderar los comentarios únicamente de sus entradas.

    Este usuario es muy similar al Autor salvo que las entradas que crea tienen que ser aprobadas por el Administrador o un Editor.

    Privilegios en WordPress para un Colaborador
    Privilegios en WordPress para un Colaborador

    Como puedes observar en la imagen, el usuario con el perfil de Colaborador tiene acceso solo a los apartados de administración de WordPress que permite crear entradas en el blog y moderar comentarios propios.

    1.6 Suscriptor

    Este perfil de usuario en WordPress se asigna a un usuario que se ha registrado ya sea mediante una tienda online, un formulario de registro o cualquier tipo de aplicación que hayas integrado en WordPress para ver artículos o zonas privadas en tu sitio web.

    Básicamente AdministradorEditorAutorColaborador y Suscriptor son los 5 perfiles de usuario en WordPress que se pueden asignar con una instalación estándar.

    Adicionalmente, dependiendo de los plugins que tengas instalados, se pueden generar otros perfiles de usuario en WordPress que también cumplen una función específica.

    1.7 Perfiles generados con WooCommerce

    WooCommerce es el plugin "oficial" utilizado para crear una tienda online con WordPress. Cuando se instala este plugin, se crean 2 perfiles de usuario adicionales que cumplen otras funciones específicas:

    I. Gestor de la tienda (Shop manager)

    Este perfil de usuario en WordPress funciona como el perfil Editor y además puede gestionar todo lo relacionado con la tienda online: ajustes de WooCommerce, pedidos, crear, editar y borrar productos entre otras.

    Privilegios en WordPress para el Gestor de una tienda online
    Privilegios en WordPress para el Gestor de una tienda online

    Como puedes observar en la imagen, el usuario con el perfil de Gestor de la tienda tiene acceso a todos los apartados que el perfil de Editor y a los apartados relacionados con la tienda online.

    II. Cliente

    Este perfil de usuario en WordPress funciona como el perfil Suscriptor y se asigna a un usuario cuando este se registra en una tienda online. Tiene su propio panel de administración ubicado, por lo general, en la página Mi cuenta.

    2. Permitir registros en WordPress

    En el apartado Ajustes >> Generales hay unas opciones adicionales donde puedes permitir o no el registro de usuarios en WordPress.

    • Miembros: marcando la casilla Cualquiera puede registrarse permitirás el registro en tu sitio web desde https://www.misitio.com/wp-admin/. Es recomendable que siempre la tengas desmarcada por seguridad.
    • Perfil predeterminado para nuevos usuarios: aquí podrás seleccionar el perfil por defecto que tendrán los usuarios cuando se registren en tu sitio web en caso que permitas el registro de usuarios.

    Lo más recomendable es asignar el mínimo perfil posible a cada usuario en WordPress.

    Por ejemplo: tienes un periódico digital en el que escriben varias personas. Asigna el perfil de Editor a la persona de más confianza que será el supervisor.

    Asigna el perfil de Autor o Colaborador, al resto de personas, según la función que vayan a desempeñar.

    Permitir el registro de usuarios en WordPress
    Permitir el registro de usuarios en WordPress

    3. Roles en WordPress

    Si eres de l@s que les gusta complicarse la vida yendo un poco más allá y explorando cosas nuevas en WordPress, existe un plugin llamado WPFront User Role Editor el cual puedes instalar desde el repositorio de plugins de WordPress.

    Con este plugin puedes crear usuarios con perfiles personalizados que atiendan determinadas tareas específicas en la administración de WordPress.

    Para instalar el plugin:

    1. Dirígete al apartado Plugins >> Añadir nuevo.
    2. En el campo de búsqueda escribe User role editor.
    3. Haz clic en Instalar ahora y seguidamente en Activar.

    Una vez instalado y activado el plugin, tendrás 3 opciones que puedes utilizar dependiendo de las necesidades:

    3.1 Crear nuevos roles personalizados

    Además de los roles que se han instalado por defecto con WordPress y otros plugins como WooCommerce, con el plugin WPFront User Role Editor, podrás crear roles personalizados según las funciones que quieras que realice el usuario.

    Dirígete al apartado Roles. Podrás observar todos los roles que actualmente se encuentran configurados para gestionar WordPress.

    Roles gestionados con WPFront User Role Editor
    Roles gestionados con WPFront User Role Editor

    Dirígete al apartado Roles >> Add New para crear un nuevo rol personalizado. Deberás asignar el nombre a mostrar, Display Name. El nombre del rol, Role Name, se crea automáticamente.

    Además tienes un listado de acciones que se pueden realizar en WordPress donde deberás marcar las casillas a las que el usuario tendrá acceso (algunas opciones dependerán de plugins como WooCommerce).

    Haz clic en el botón Add New Role.

    Crear un rol personalizado con WPFront User Role Editor
    Crear un rol personalizado con WPFront User Role Editor

    3.2 Crear un usuario personalizado

    Una vez hayas creado el rol personalizado, deberás crear el usuario al que le vas a asignar este rol para que pueda acceder a WordPress y desempeñar las funciones que le has asignado.

    1. Dirígete al apartado Usuarios >> Añadir nuevo.
    2. Crea el usuario.
    3. En el selector Perfil se ha añadido el nuevo rol que has creado para que lo asignes al nuevo usuario.
    4. Haz clic en el botón Añadir nuevo usuario.
    Crear un nuevo usuario en WordPress con un rol personalizado
    Crear un nuevo usuario en WordPress con un rol personalizado

    3.3 Asignar roles personalizados

    En caso que ya tuvieras usuarios creados en WordPress, puedes crear roles personalizados y asignarlos a estos usuarios existentes.

    Dirígete al apartado Usuarios >> Assign / Migrate.

    I. Assign Roles

    En el selector User, selecciona un usuario existente y, en el selector Primary Role, asígnale el rol personalizado que quieres que tenga en WordPress. Haz clic en el botón Assign Roles.

    II. Migrate Users

    Esta opción es para modificar el rol de todos los usuarios con un perfil en común. Imagínate que en tu periódico digital existen 5 usuarios con el perfil de Autor y quieres que todos ellos tengan el perfil de Editor.

    En el selector From Primary Role selecciona Author y en el selector Primary Role selecciona Editor. Haz clic en el botón Migrate Users.

    Con esto lo que has hecho es que, todos los usuarios con el perfil de Autor, ahora tendrán los privilegios del perfil Editor.

    Ten cuidado al realizar esta acción ya que pueden haber más usuarios que tengan un perfil de Autor y, si les asignas el perfil de Editor, tendrán más privilegios dentro de WordPress.

    Asignar roles personalizados con WPFront User Role Editor
    Asignar roles personalizados con WPFront User Role Editor

    4. Ficha de usuario en las entradas

    Además de hacer uso de los usuarios a nivel interno (Back End) para administrar WordPress, también se utilizan a nivel externo (Front End).

    Cuando creas una entrada, WordPress asigna esa entrada automáticamente al usuario con el que has iniciado sesión.

    Una vez publicas la entrada, al final del contenido, podrás observar un recuadro con el título About the author (o Acerca del autor en español), una foto, una descripción e íconos de redes sociales según lo hayas configurado en tu ficha de usuario.

    Dependiendo del tema que estés utilizando, este recuadro se mostrará al final de la entrada, al principio o donde se haya diseñado en el tema. También, dependiendo del tema, mostrará más o menos detalles sobre el autor.

    Ficha del autor asignada a una entrada
    Ficha del autor asignada a una entrada

    Los detalles del autor que quieres que se muestren en este recuadro, se pueden configurar desde el apartado Usuarios.

    1. Dirígete al apartado Usuarios.
    2. Haz clic en el Nombre de usuario que quieras personalizar.
    3. En Acerca de ti verás la opción Información biográfica que será donde escribas un breve resumen sobre el autor para que se muestre en las entradas y la Imagen de perfil que se mostrará como foto del autor.
    Información biográfica de un usuario en WordPress
    Información biográfica de un usuario en WordPress

    Seguro que te estarás preguntando, ¿cómo subo una foto a la imagen de perfil si no me deja? Pues no te preocupes que tiene solución.

    Existe un servicio llamado Gravatar, que es parte del equipo de Automattic (creadores de WordPress), donde puedes asignar una imagen asociada a tu correo electrónico.

    Esta imagen será la que reconozca WordPress para mostrarla tanto en tu ficha de autor como en los comentarios.

    Ya que este servicio es una de las cosas más interesantes que tiene WordPress, en la siguiente lección, Gravatar en WordPress, veremos como crear una cuenta en Gravatar y asociarla a tu perfil en WordPress.

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    5. Conclusión

    Ahora que ya sabes como crear y gestionar usuarios en WordPress, podrás llevar a cabo tu proyecto contando con un equipo de trabajo que puedan desarrollar diversas tareas sin tener que preocuparte de la seguridad de tu sitio web.

    Recuerda que el perfil que asignes a cada usuario dependerá del grado de confianza que tengas en cada persona.

    Te aconsejo que, como administrador de WordPress y líder del grupo, se amable y trata bien a tus colaboradores. Mientras más contentos les tengas más productivos serán y tu proyecto será exitoso.

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